Hướng dẫn quản lý số liệu Kiểm tra đánh giá chất lượng bệnh viện 2017: Tiếp tục sử dụng hệ thống qlbv.vn/ktbv như những năm trước

Ngày 01/11/2017 Bộ trưởng Bộ Y tế ra Quyết định số 4969/QĐ-BYT về việc Ban hành nội dung kiểm tra, đánh giá chất lượng bệnh viện và khảo sát hài lòng người bệnh, nhân viên y tế năm 2017

>>Quyết định số 4969/QĐ-BYT về việc Ban hành nội dung kiểm tra, đánh giá chất lượng bệnh viện và khảo sát hài lòng người bệnh, nhân viên y tế năm 2017
>>Công văn số 1618 /KCB-QLCL ngày 02/11/2017
>>Phần mềm Kiểm tra đánh giá chất lượng bệnh viện (nếu cần đăng ký lại mật khẩu qua email: qlbv.vn@gmail.com) 

Ban hành kèm theo Quyết định này nội dung kiểm tra, đánh giá chất lượng bệnh viện và khảo sát hài lòng người bệnh, nhân viên y tế năm 2017, bao gồm:
– Phần A: Thông tin, số liệu hoạt động bệnh viện;
– Phần B: Bộ tiêu chí đánh giá chất lượng bệnh viện; áp dụng theo Bộ tiêu chí chất lượng bệnh viện Việt Nam (bản 2.0 ban hành kèm theo Quyết định số 6858/QĐ-BYT ngày 18 tháng 11 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ Y tế).
– Phần C: Khảo sát hài lòng người bệnh và nhân viên y tế; áp dụng theo mẫu phiếu số 1, 2, 3 và tài liệu hướng dẫn phương pháp khảo sát hài lòng (ban hành kèm theo Quyết định số 6858/QĐ-BYT ngày 18 tháng 11 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ Y tế). Riêng Phần này được nhập dữ liệu trên trang riêng

Tiếp tục sử dụng hệ thống qlbv.vn/ktbv như những năm trước để quản lý số liệu Kiểm tra bệnh viện 2017. (Bộ Y tế sẽ tiếp tục sử dụng trang này để kiểm tra bệnh viện, không chuyển sang trang khác như đã thông báo trên website trước đây).

Các mẫu báo cáo bệnh viện (A4, dọc in đóng quyển)
0. Bìa
1. Thông tin hành chính
2. Hoạt động Chuyên môn 2/6 năm
3. Báo cáo Tài chính 2/6 năm
4. Báo cáo Nhân lực Biên chế / Hợp đồng
5. Kết quả Tự đánh giá Chất lượng (1) và Kết quả Đoàn kiểm tra đánh giá chất lượng bệnh viện

Các danh mục kiểm kê hoàn thành trên hệ thống phần mềm, lưu tại cơ quan chủ quản (Khổ A4 ngang)
6. Hiện trạng Tổ chức
7. Hiện trạng Danh sách người Hành nghề
8a. Kiểm kê Danh mục Kỹ thuật
8b. Bảng giá dịch vụ kỹ thuật và Số lượng đã thực hiện
9. Kiểm kê Danh mục Trang thiết bị
10. Kiểm kê Danh mục Mua và Sử dụng Thuốc
11. Mô hình bệnh tật trong năm theo ICD-10

Mẫu báo cáo Sở Y tế
Tổng hợp các báo cáo phân theo tuyến, năm:
1. Danh sách cơ sở khám chữa bệnh
2. Hoạt động Chuyên môn 2 năm
3. Báo cáo Tài chính 2 năm
4. Báo cáo Nhân lực theo Biên chế / Hợp đồng
5. Kết quả Đoàn đánh giá Chất lượng
6. Tổng hợp mô hình bệnh tật toàn Sở Y tế

Hướng dẫn nhập dữ liệu
Lưu ý chỉ sử dụng trình duyệt Chrome, Safari, Opera hoặc Firefox. Không sử dụng Internet Explorer để hạn chế lỗi lưu dữ liệu
Tuyệt đối không sử dụng dấu phân cách: “,” “.”. Các giá trị số lớn hơn 1000 sẽ được phân cách tự động bằng khoảng trắng sau khi rời con trỏ khỏi ô nhập, ví dụ: 3500200 sẽ tự chuyển thành: 3 500 200
Sử dụng phím mũi tên di chuyển theo 4 chiều như trong Excel, Giá trị nhập vào sẽ được lưu ngay khi di chuyển con trỏ ra khỏi ô nhập (nhấn phím mũi tên hoặc nhấn tab hoặc click chuột ra ngoài ô nhập).
Tải lại trang hoặc đóng trình duyệt hoặc tắt máy trước khi di chuyển con trỏ ra khỏi ô nhập đồng nghĩa với MẤT DỮ LIỆU
Màu nền ô nhập sẽ tự động đổi sang xanh dương báo hiệu đã lưu và lưu thành công
Các ô dữ liệu tổng sẽ được cộng tự động
Để xóa 1 giá trị đang tồn tại gõ số 0 thay vì để trống

I. THÔNG TIN HÀNH CHÍNH
Báo cáo đầy đủ các thông tin trong bảng Hành chính, nếu không khai báo đầy đủ các thông tin sau Bệnh viện sẽ không có tên trong các Danh mục chính thức của Bộ Y tế:
– Loại hình cơ sở khám chữa bệnh
– Hạng bệnh viện (sử dụng để thanh toán BHYT)
– Tuyến bệnh viện
– Chuyên khoa
– Giường bệnh kế hoạch,
– Giường bệnh thực tế

II. HOẠT ĐỘNG CHUYÊN MÔN
Dữ liệu tính từ 1/10 năm trước đến hết 30/9 năm nay

II. BÁO CÁO TÀI CHÍNH
1) Thời gian chốt số liệu:
– Căn cứ theo số liệu thực hiện của đơn vị tính từ 1/10 (quý IV) năm trước đến hết 30/9 (quý III) năm nay, không tùy thuộc vào số quyết toán của BHYT và số ghi thu – ghi chi của cơ quan tài chính

2) Nhập đúng đơn vị tính là nghìn đồng:
Phần mềm đã được thiết kế theo quy định của Báo cáo kiểm tra có đơn vị tính là “nghìn đồng” (1.000đ) tức là 100.000.000 đồng (một trăm triệu đồng) sẽ nhập vào phần mềm = 100000. Rất nhiều đơn vị nhập sai đơn vị tính ở bảng Tài chính, và Tài chính Dược

III. TÌNH HÌNH NHÂN LỰC
Nhập dữ liệu từ các ô dữ liệu chi tiết là Biên chế, hay Hợp đồng. Các Cột và Hàng Tổng số sẽ tự động được tính toán

IV. ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG BỆNH VIỆN
Lần lượt cho điểm từng tiêu chí bằng cách mở nhấn vào Icon Tiêu chí chi tiết. Lúc này một cửa số chứa danh sách tiểu mục chi tiết sẽ hiện ra
Đánh chọn vào các tiêu chí con, sau đó thoát bằng cách nhấn Esc hoặc nhấn nút Đóng
Nguyên tắc tính điểm tự động trên phần mềm:
– Điểm sẽ là 0 nếu không có tiểu mục chi tiết nào được chọn
– Điểm sẽ là 1 nếu CHỈ CẦN 1 tiểu mục ở mức 1 được chọn (có nghĩa không đạt hoặc vi phạm)
– Điểm sẽ là 2 nếu tất cả tiểu mục ở mức 2 được chọn và không có tiểu mục nào ở mức 1 được chọn
– Điểm sẽ là 3 nếu tất cả tiểu mục ở mức 2 và 3 được chọn (đạt) và không có tiểu mục nào ở mức 1 được chọn
– Điểm sẽ là 4 nếu tất cả tiểu mục ở mức 2, 3 và 4 được chọn (đạt) và không có tiểu mục nào ở mức 1 được chọn
– Điểm sẽ là 5 nếu tất cả tiểu mục ở mức 2, 3, 4 và 5 được chọn (đạt) và không có tiểu mục nào ở mức 1 được chọn

  • Chú ý: Cần đánh dấu vào tất cả các Tiểu mục BV đạt, kể cả ở mức trên mức điểm đạt: Ví dụ BV đạt Mức 3, nhưng có một số tiểu mục ở mức 4, 5 BV đạt sẽ vẫn lựa chọn

Các lỗi mắc phải khi báo cáo số liệu kiểm tra bệnh viện

Mặc dù đã phổ biến rất nhiều năm nhưng trong quá trình thực hiện kiểm tra đánh giá chất lượng bệnh viện các bệnh viện vẫn hay gặp phải các lỗi dẫn đến báo cáo sai số liệu. Số liệu báo cáo về sẽ không sử dụng được, gây sai lệch kết quả khi phân tích số liệu phục vụ báo cáo tổng kết ngành, hoặc công tác lập kế hoạch.

1) Không báo cáo đầy đủ các thông tin trong bảng Hành chính
Nếu không khai báo đầy đủ các thông tin sau BV sẽ không có tên trong các báo cáo chính thức của Bộ Y tế
– Loại hình cơ sở khám chữa bệnh
– Hạng bệnh viện (sử dụng để thanh toán BHYT)
– Tuyến bệnh viện
– Chuyên khoa
– Giường bệnh kế hoạch,
– Giường bệnh thực tế

CHÚ Ý: BÁO CÁO ĐẦY ĐỦ CÁC THUỘC TÍNH CỦA CƠ SỞ KHÁM CHỮA BỆNH

– Phần mềm không chấp nhận các ký tự phân cách, cho dù là dấu “.”, hay dấu “,”
ví dụ: tổng số lượt khám bệnh = 12.345 lượt, sẽ được nhập vào phần mềm = 12345

2) Sử dụng các ký tự “.” hoặc “,” làm ký tự phân cách (sai)
– Phần mềm không chấp nhận các ký tự phân cách, cho dù là dấu “.”, hay dấu “,”
ví dụ: tổng số lượt khám bệnh = 12.345 lượt, sẽ được nhập vào phần mềm = 12345, phần mềm sẽ tự định dạng thành: 12 345

CHÚ Ý: KHÔNG SỬ DỤNG BẤT KỲ KÝ TỰ NÀO LÀM DẤU PHÂN CÁCH

3) Nhập sai đơn vị tính đối với số liệu Tài chính, Dược (đồng = sai)
Phần mềm đã được thiết kế theo quy định của Báo cáo kiểm tra có đơn vị tính là “nghìn đồng” (1.000đ)
tức là 100.000.000 đồng (một trăm triệu đồng) sẽ nhập vào phần mềm = 100000
Rất nhiều đơn vị nhập sai đơn vị tính ở bảng Tài chính, và Tài chính Dược

CHÚ Ý: NHẬP ĐÚNG THEO ĐƠN VỊ TÍNH LÀ “NGHÌN ĐỒNG”

4) Lập tài khoản mới khi đổi tên hoặc sát nhập vào Trung tâm Y tế 2 chức năng

Trường hợp Bệnh viện huyện sát nhập vào Trung tâm Y tế và đổi tên thành Trung tâm Y tế hai chức năng: Đề nghị tiếp tục nhập dữ liệu trên tài khoản bệnh viện huyện trước đó.

5) Không đổi trạng thái “Ngừng hoạt động” đối với các cơ sở khám chữa bệnh đã ngừng hoạt động hoặc giải thể
Những đơn vị giải thể, hoặc ngừng hoạt động cần phải đổi sang trạng thái Loại hình cơ sở khám chữa bệnh sang “Ngừng hoạt động”

6) Không tự báo cáo: Những bệnh viện không được kiểm tra cũng phải tự kiểm tra và tự báo cáo số liệu theo mẫu trên phần mềm trực tuyến

7) Import file không đúng cấu trúc vào phần mềm: Các bảng Kiểm kê chi tiết như Trang thiết bị, Mua và Sử dụng thuốc, Danh mục kỹ thuật, ICD-10 có thể kết xuất từ phần mềm của bệnh viện ra file Excel theo mẫu và import vào phần mềm trực tuyến theo hướng dẫn. Trên file Excel không để công thức, không để 2 giá trị xuống dòng trong cùng ô dữ liệu,

>> File Excel mẫu kiểm kê Trang thiết bị (để import trực tiếp vào phần mềm)
>> File Excel mẫu kiểm kê Mua và sử dụng thuốc (để import trực tiếp vào phần mềm)
>> File Excel mẫu Báo cáo Dịch vụ kỹ thuật đã thực hiện kèm Giá (để import trực tiếp vào phần mềm)

11 comments